Werken met tolken

Dit informatieblad is opgesteld door de tolkensectie van de Stichting Vrouwennetwerk Vertalers en Tolken (SVVT) om opdrachtgevers een leidraad te bieden bij het inhuren van een tolk. De SVVT is een professioneel deelnetwerk van de landelijke, overkoepelende Stichting Vrouwennetwerk Nederland en telt circa 100 leden. Ongeveer een kwart daarvan is tolk. Zij werken als gespreks-, gerechts- en/of congrestolk voor een breed scala aan opdrachtgevers, zowel in de publieke als de private sector. Van hun diensten wordt gebruik gemaakt door onder andere de Europese Unie, de Verenigde Naties, politie, justitie, (semi-)overheidsinstellingen, maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven, de advocatuur, wetenschappelijke instituten en organisatoren van congressen en festivals.

Professie: tolk

Tolken vertalen het gesproken woord. Het zijn terdege opgeleide mensen die naast een zeer parate kennis van ten minste twee talen een aantal specifieke vaardigheden bezitten; net als bij vertaalwerk is het dus niet voldoende een ‘native speaker’ van de gewenste taal in te huren. Er zijn verschillende soorten tolken. Voor alle tolken geldt echter dat zij zorgvuldig met informatie omgaan, niet alleen tijdens het doorgeven ervan, maar ook daarna, als de aard van hetgeen zij moeten weergeven vertrouwelijk is. Tolken die zijn aangesloten bij beroepsorganisaties onderschrijven vaak een beroepscode. Aan het eind van dit stuk vindt u een lijst met adressen van een aantal beroepsorganisaties. Deze organisaties kunnen u op verzoek hun ledenlijst en een exemplaar van hun beroepscode toezenden.

Profiel: tolk gezocht

Als opdrachtgever dient u zich een goed beeld te vormen van het gewenste verloop van de communicatie tijdens de gelegenheid waarvoor u een tolk zoekt. Of die gelegenheid nu een zakelijke bespreking is, een bedrijfspresentatie, een rondleiding op een bouwplaats, een doktersbezoek, een aandeelhoudersvergadering, een behandeling ter terechtzitting, een verhoor van politie, een wetenschappelijk symposium of een congres over internationale handelsafspraken: ú bepaalt hoe het communicatieproces verloopt. Om tijdig de tolk die de juiste technieken beheerst aan te trekken en zonodig de juiste apparatuur te huren, kunt u het beste van tevoren een profiel van de benodige tolk of tolken opstellen. Denk daarbij aan de volgende punten:

- Hoeveel personen gaan er van de diensten van de tolk gebruik maken?
- Hebt u misschien meer dan één tolk nodig? Soms is het noodzakelijk tolken in paren te laten werken, zodat ze elkaar kunnen aflossen. Ook is het mogelijk dat u voor verschillende talen of dialecten een tolk zoekt.
- Is er apparatuur nodig? Dit kan het geval zijn als slechts een deel van de toehoorders of deelnemers de gevoerde taal niet beheerst of als er verschillende voertalen worden gebruikt.
- Wat voor soort communicatie wenst u? Bij een bespreking, verhoor of doktersbezoek gaat het vaak om een vraaggesprek in een één-op-één situatie. De partners moeten op elkaar wachten voordat ze het gesprek kunnen voortzetten. De tolk vertaalt wat er gezegd wordt zodra een spreker klaar is. Bedenk dat daarvoor tijd moet worden ingeruimd. Bij een aandeelhoudersvergadering, rondleiding, bedrijfspresentatie, wetenschappelijk symposium of internationaal congres kan het zijn dat slechts een deel van de toehoorders of deelnemers vertaling van het gesprokene behoeft. Om te zorgen dat iedereen tegelijkertijd over dezelfde informatie beschikt en degenen die de voertaal wel beheersen niet onnodig hoeven te wachten kan met behulp van apparatuur een gelijktijdige vertaling geleverd worden. Als de tolk slechts één of hooguit twee personen hoeft bij te staan en het budget geen ruimte biedt voor het gebruik van apparatuur, kan eventueel gekozen worden voor de techniek van het fluistertolken. De tolk zit dan vlak naast of achter degene(n) die vertaling van het gesprokene behoeven en tolkt al fluisterend wat er gezegd wordt.

Tolktechnieken en apparatuur

De techniek waarvan een tolk zich het best kan bedienen, is dus afhankelijk van bovengenoemde omstandigheden. We zetten hier de verschillende technieken nog eens op een rijtje.

Voor grotere bijeenkomsten waar een deel van de participanten de voertaal niet beheerst of waar verschillende voertalen worden gebezigd, wordt de techniek van het gelijktijdig ofwel simultaan tolken gebruikt. Met behulp van zendapparatuur vanuit een cabine of - ambulant en met gedempte stem - via de microfoon van een zogeheten rondleidingset vertaalt de tolk, terwijl de spreker aan het woord is, direct wat deze zegt. De toehoorders ontvangen het getolkte via een koptelefoon. Als de akoestische omstandigheden in de ruimte niet optimaal zijn en er van een rondleidingset gebruik wordt gemaakt, verdient het aanbeveling om de tolk via zijn koptelefoon met de spreker-microfoon te verbinden. Simultaantolken werken in groepen van twee of drie tolken per taal, zodat zij elkaar regelmatig kunnen afwisselen: simultaan tolken is zeer intensief.

Bij consecutief tolken zet de tolk het gesprokene in de andere taal om nadat een spreker klaar is met zijn betoog. Meestal is hiervoor geen apparatuur nodig. Deze techniek wordt doorgaans gebruikt voor bijeenkomsten met relatief weinig deelnemers (productpresentaties, persconferenties, werkgroepen) en niet meer dan twee voertalen. Bij het opstellen van het tijdschema voor het evenement dient u ook spreektijd voor de tolk in te plannen.

Bij consecutief tolken wordt voorts een onderscheid gemaakt tussen het tolken van tamelijk lange stukken en tolken van kortere passages. In het eerste geval maakt de tolk gedurende 10 à 15 minuten notities, aan de hand waarvan hij vervolgens het gesprokene vertolkt; dit is bijvoorbeeld het geval bij welkomstwoorden en speeches tijdens festivals of grote evenementen. Bij het tolken van korte blokken informatie werkt de tolk als verbindingsschakel tussen twee of meer sprekers, waarbij hij beurtelings enkele zinnen naar de ene en dan weer naar de andere taal tolkt. Deze zogeheten gesprekstolken worden ingezet bij zakelijke onderhandelingen, doktersbezoeken, politieverhoren, terechtzittingen en dergelijke.

De techniek van het fluisterend tolken kwam hiervoor al even aan de orde. Deze techniek heeft, behalve tijdens evenementen waarbij een klein aantal aanwezigen de voertaal niet machtig is, de voorkeur als degenen ten behoeve van wie de tolk is aangetrokken geen deelnemers maar toehoorders zijn; men denke bijvoorbeeld aan een buitenlandse procespartij in een civiele zaak die dient voor een Nederlandse rechter, aan de ouders van een minderjarige die wordt gehoord door de kinderrechter, of aan een buitenlandse spreker/deelnemer op een congres of symposium waar Nederlands de voertaal is. Zijn er niet meer dan twee toehoorders, dan zit de tolk achter hen en tolkt simultaan op fluistertoon mee. Voor meer dan twee toehoorders is er apparatuur nodig, de rondleidingset. Afhankelijk van de communicatievorm die door de gesprekspartners wordt gekozen, kan het noodzakelijk zijn dat de tolk consecutief fluistertolkt.

De techniek van het samenvattend tolken kan de voorkeur hebben in situaties waarbij er veel in korte tijd wordt gezegd en er geen extra spreektijd voor de tolk kan worden ingeruimd; dit geldt bijvoorbeeld bij het vertalen van een pleidooi of requisitoir tijdens een rechtszaak.

Voorbereiding: de sleutel tot succes

Om uw bijeenkomst soepel te laten verlopen is een goede voorbereiding nodig. Niet alleen inhoudelijk, maar ook wat het draaiboek betreft wilt u dat alles in orde is. Natuurlijk zorgt u ervoor dat alle deelnemers tijdig deugdelijk geïnformeerd zijn. Maar hebt u ook aan de tolk gedacht? Is die tijdig ingehuurd? En over welke schriftelijke informatie dient de tolk van tevoren te beschikken? Denk aan vakjargon, afkortingen, namen van instellingen, personen en hun functie, maar ook aan de zogenaamde voorgeschiedenis van de zaak c.q. het evenement, die bijvoorbeeld in notulen, onderzoeksrapporten of andere stukken is vastgelegd. Veel tolken bedingen toegang tot dit soort informatie in hun algemene voorwaarden. Een tolk die een beroepscode aanhangt, zal informatie die onder embargo staat of vertrouwelijk is in verband met privacyregels, ook als zodanig behandelen. Pas op: het à vue vertalen van stukken (d.w.z. direct vanaf het blad, zonder dat de tolk de tekst van tevoren heeft kunnen inzien) doet een beroep op weer een heel andere techniek en vaardigheid dan tolken van het gesproken woord en vereist inleestijd.

Ook de sprekers dienen van tevoren te beseffen wat er van een tolk verwacht kan worden. Bij consecutief tolken zal een tolk telkens drie à vier zinnen reproduceren. Als het een speech of inleiding betreft, er geen geluidsapparatuur is en de tijd dringt, zal de tolk aantekeningen maken en - consecutief - een samenvatting geven. Spreek af hoe lang die maximaal mag duren. Zie erop toe dat de tolk de aantekeningen zittend en met voldoende licht kan maken.
Bij simultaan tolken (fluisterend of in een cabine) kan een tolk twintig minuten achtereen werken, daarna dient hij of zij door een andere tolk te worden afgelost om te kunnen pauzeren.

Van welke techniek zij ook gebruik maken, tolken zijn geen machines: spreek niet te snel, maak geen moeilijke grappen en probeer woordspelingen te vermijden!

Tarieven

Een tolk die overwegend simultaan werkt voor congressen en grotere evenementen, vraagt een vaste beloning per dagdeel of hele dag. Tolken die voor het bedrijfsleven werken hanteren een dagtarief of een uurtarief. Daarnaast is het redelijk een wachttarief en een reis- en onkostenvergoeding af te spreken.

Algemene praktische informatie:

> Tolkenbestanden
Namen en adressen van tolken zijn te verkrijgen bij beroepsorganisaties zoals de SVVT, het Nederlands Genootschap van Vertalers (NGV) en de internationale organisatie van congrestolken AIIC. De Stichting Instituut van Gerechtstolken en -vertalers (SIGV) geeft een eigen gids uit van gediplomeerde gerechtstolken die geslaagd zijn voor het door dit instituut afgenomen examen. In de Gids voor de Rechterlijke Macht staan eveneens namen en adressen van tolken vermeld. Veel tolken zijn voorts ingeschreven bij tolken- en vertaalbureaus.

> Algemene voorwaarden
Een aantal tolken hanteert algemene voorwaarden die de opdrachtgevers op verzoek kunnen worden toegestuurd.

> Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Niet alle tolken hebben een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Tolken- en vertaalbureaus zijn meestal wel verzekerd. Men bedenke echter wel dat risico's met betrekking tot de Verenigde Staten en Canada veelal van de verzekering zijn uitgesloten.

> Betalingscondities
De tolk wordt vaak pas in een laat stadium ingeschakeld. Dat betekent dat er in goed vertrouwen afspraken worden gemaakt en dat er vaak onvoldoende tijd is voor een wederzijdse schriftelijke bevestiging. Ook kan het voorkomen dat er een voorlopige afspraak wordt gemaakt; men weet niet altijd van tevoren wie er op een zitting, congres of vergadering aanwezig zullen zijn. In dat geval is het verstandig om afspraken te maken over afzeggen binnen een bepaalde termijn en over een vergoeding indien die termijn wordt overschreden. Men kan zelfs verder gaan en van tevoren een voorschot afspreken.

naar boven